在香港公司的经营流程中,经常应用各种类型的文件,如香港 官方(或威望机构)出具的文件和证书,为了证明这些文件的合法性和有效性,使其能够得到海外机构的认可和应用,必需对这些文件或证书进行公证和认证。

而实际上,在很多情形下,文件的应用方会直接要求香港公司提供经过认证的文件(或证明),以此确认该公司的资质。通常,香港公司文件认证可分为“海牙认证”、“非海牙认证”、“中国委托公证”几类,虽然“海牙认证”已经吸纳了百余个签约国和承认国,但仍有数目众多的 和地域需要以传统方法,即“使领馆认证”流程进行文件认证。
与“海牙认证”方法类似,“使领馆认证”的主要过程为“律师核证”、“使领馆认证”。但与“海牙认证”方法,不同的是,香港公司“海牙认证”的更高认证机构为香港高级法院,而使领馆认证的更高认证机构,为该国(或该地域)在香港的使领馆。即需要香港符合国际公证人资历的律师进行过核证后,再将该文件递交应用国驻香港使领馆进行认证加签。
如果该国(或地域)在香港没有设立使领馆,则必需在核实文件后,将文件送往香港高级法院和中国外交部驻香港办公室进行认证和签字,然后通过外交部领事司提交该国(或地域)在中国的使领馆进行认证和签字。在这个流程中,未在香港设立使领馆的使领馆认证流程要繁琐得多,这意味着时间和金钱也会增长很多。
对于没有与中国(包含香港)树立外交关系的 (和地域),官方文件和认证文件的认证流程将更加繁琐。即需要在香港有及格的国际公证人核实文件或证书,向香港更高法院和中国外交部认证,然后通过香港更高法院和中国外交部认证文件与 (或地域)有外交关系,在中国设立使领馆 (或地域)进行两次认证,更终提交未与中国树立外交关系的 或地域。

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