比较旧的查册安排，香港新查册安排有那些变化

新查册安排的背景

香港公司注册处早前就公司登记册内所载的个人材料订立新查册安排，在大众获取必要信息以明确公司人员身份和保护数据隐私之间取得了平衡。新查册安排分为三个阶段实行，第一二阶段已在实行中，第三阶段也将于2023年12月27日开始。

新查册安排比较旧的查册安排主要有那些变化呢？跟着小编一起来看看。

新查册安排的背景

新查册安排其实在早于2009年香港在修订条例流程中就已获普遍咨询。当时，大多数回应者以为，思考到私隐和材料被滥用的风险，不应在大众登记册内披露董事及公司秘书住址及完全身份证明文件号码。

《公司条例》订明，公司董事不得将邮政信箱用作通信地址，董事提供的通信地址须为具体地址，可用于传送文件。如遇有文件无法以通信地址送达有关董事的情形，条例亦已订明，法院有权命令公司注册处披露该董事的住址作通信之用。此外，如通信地址失效，公司注册处处长可提供董事的住址让大众查阅。

事实上，完整公开个人身份辨认号码及私人住址等个人材料会引致骗案等罪案的产生。近年由于「起底」及滥用个人材料情形有所增长，社会各界对公共登记册所载个人材料是否获得足够保障日益关注。

在新查册安排实行后，所有查册人士（包含传媒）将可继续取览公司登记册上的董事的材料，当中包含董事个人的通信地址（以代替现有的个人住址）和部分身份辨认号码（就香港身份证而言，为字母另加三个数字），而其他现时可查询的材料并没有任何新添的限制。这些材料连同董事的姓名，已足够让查册人士识别有关董事的身份。

新查册安排也不会对必要的文件传送构成阻碍。而在进行尽职审查方面，除了董事个人的通信地址和部分身份辨认号码，在有需要时，有关人士亦可在获得该董事授权后向公司注册处申请查阅其住址及完全身份辨认号码。

新查册制度的实行时间表

第一阶段：于2021年8月23日开始，公司可在其登记册上以董事的通信地址取代通常住址，及董事和公司秘书的部分身份辨认号码取代完全号码予大众查阅；

第二阶段：于2022年10月24日开始，公司登记册中董事索引所载的受保护材料，将以通信地址及部分身份辨认号码取代让大众查阅。在这阶段开始后向公司注册处登记的文件中所载的受保护材料，将不再提供予大众查阅。“指明人士”可向公司注册处提出取览董事等人的受保护材料；

第三阶段：将于2023年12月27日开始，材料当事人可向公司注册处申请不提供已在公司注册处登记的文件所载的受保护材料（下称“不提供的材料”），并以其通信地址及部分身份辨认号码取代让大众查阅。“指明人士”可向公司注册处提出取览董事等人的不提供的材料。

《公司（住址及身份辨认号码）规例》（第622N章）第12条已对上文提到的“指明人士”身份作出限定，仅以下10类人士可查阅公司登记册上的“受保护材料”：

1、材料当事人；

2、获材料当事人书面授权取得该等材料的人；

3、有关公司的成员；

4、清盘人；

5、破产案受托人；

6、公职人员或公共机构；

7、该规例附表指明的人士；

8、律师或外地律师；

9、执业会计师；

10、金融机构或指定非金融业人士。

查册安排的新旧比较

旧版查册安排信息：

1、董事信息展现，通常住址和完全身份辨认号码；

2、秘书信息展现，完全身份辨认号码；

3、其他人士信息展现（清盘人&；临时清盘人），完全身份辨认号码；

4、可供大众查阅文件内容，于2022年10月24日前已注册的文件–全体材料可供查阅，包括受保护个人材料。

新版查册安排：

1、董事信息展现，通信地址和部分身份辨认号码；

2、秘书信息展现，部分身份辨认号码；

3、其他人士信息展现（清盘人&；临时清盘人），部分身份辨认号码；

4、可供大众查阅文件内容：

于2022年10月24日或以后注册的文件–董事，秘书及其他相关人士的通常住址和完全身份辨认号码，不再被公开；

于2022年10月24日前已注册的文件–仍然包括董事，秘书及其他相关人士的通常住址和完全身份辨认号码，但可在第三阶段实行后申请遮盖该等个人材料，不让大众查阅。

为了配合的努力，公司应实行必要的内部流程，不让大众查阅其文件中存有个人的受保护信息，以避免个人材料被滥用。展望未来，公司应确保其符合最新的监管要求，更关键的是，要做好预备以应对因未经授权但获取个人信息因而发生的潜在风险，例如讹诈和起底。